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Les avantages d’un logiciel de devis et de facturation pour les artisans et les professionnels du BTP

L’établissement de devis et de factures constitue toujours une contrainte relativement lourde pour les petites entreprises. Si ces documents sont établis manuellement, ceci entraîne des frais de personnel élevés.

Pour remédier à ces inconvénients, il est recommandé de recourir à un logiciel permettant d’établir les devis et les factures. Ce procédé procure de multiples avantages.

La centralisation des données concernant les clients

Il s’agit de la première fonctionnalité du logiciel de facturation. Elle permet de centraliser toutes les données conservées dans le dossier du client, à savoir ses coordonnées, les tarifs ont été convenus avec lui, le taux de TVA à appliquer ainsi que les conditions de paiement. Une fois que le logiciel est paramétré, il permet de simplifier la gestion en évitant notamment l’apparition de doublons ou d’incohérences entre deux fiches concernant le même client.

La conformité aux dispositions légales des devis et des factures

Un logiciel adapté aux spécificités des artisans et des professionnels du BTP permet en premier lieu une adaptation constante à l’évolution des règlements auxquels ces documents doivent être conformes. Il a notamment l’avantage d’imprimer automatiquement toutes les mentions obligatoires telles que la date d’émission du document et le taux de TVA applicable. De plus, la numérotation des factures est automatique, ce qui facilite le respect des textes en vigueur.

Le gain de productivité et de précision

Le logiciel permettant d’automatiser la procédure d’établissement des devis et des factures, les données chiffrées sont reportées et calculées sans qu’un collaborateur ait besoin d’intervenir.

De plus, le travail est effectué beaucoup plus vite, ce qui permet de réduire les frais de personnel. Par ailleurs, le risque d’oubli de facturation est nettement réduit, car le logiciel conserve toutes les données concernant chaque client. Enfin, la gestion des recouvrements est facilitée, car toutes les factures sont classées automatiquement.

Une amélioration des conditions de gestion

Le plus souvent, les logiciels ont un module grâce auquel le comptable peut suivre le recouvrement des sommes dues par chaque client. Ainsi, si un client n’a pas payé ponctuellement le montant qu’il devait, une alerte apparaît automatiquement sur l’écran de l’ordinateur, ce qui permet de ne pas perdre de temps pour l’envoi d’un e-mail de rappel.

Enfin, certains logiciels ont une fonctionnalité permettant d’établir les tableaux de bord grâce auxquels le dirigeant de l’entreprise de BTP peut mieux suivre la progression de son chiffre d’affaires et l’évolution des ratios financiers de l’entreprise.

Des indications complémentaires sont disponibles sur le site Obat.

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