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Comment tenir un grand événement d’entreprise

Les événements d’entreprises deviennent de plus en plus élaborés et bien pensés. Les jours où les participants passaient leur temps assis à regarder des présentations sous Power Point sont révolus. Aujourd’hui, les compagnies sont plus attentives à la façon dont leurs événements sont organisés avec une réflexion particulière apportée au taux d’engagement des participants et de leur contribution.

Il y a de nombreux points à considérer lorsque l’on souhaite organiser un grand événement d’entreprise. Parmi les principaux, on retrouve :

Le but de l’événement

Une des toutes premières choses à faire avant de monter un événement d’entreprise est de comprendre et définir son but. Les sociétés organisent des événements pour plusieurs raisons, comme par exemple le lancement d’un nouveau produit ou la recherche et le recrutement de nouveau employés ou volontaires. Il y a même des structures qui organisent des séances de mise en réseau (ou réseautage) et des rencontres entre collègues où les employés des compagnies ayant une vision similaire peuvent se retrouver et échanger leurs idées sur leurs industries.

Le but de l’événement est important car il va déterminer le ton de l’événement (officiel ou informel), le lieu ainsi que les participants. Les compagnies devraient s’assurer que le but de leur événement est bien mis en avant auprès des participants mais également des employés qui vont interagir avec eux.

Le lieu

Le succès d’un événement dépend largement du lieu. Les organisateurs d’événement d’entreprise devront donc savoir ce qu’ils cherchent lors du choix d’un lieu adapté. Comme il a été expliqué plus haut, le but de l’événement joue un rôle dans le choix du lieu. Les événements officiels tels que les ateliers ou les séminaires imposent des lieux officiels tels que des hôtels, des restaurants ou encore des salles de conférences. Les événements organisés pour choisir ou instituer de nouveaux employés à la compagnie peuvent facilement être tenus dans de grands bureaux ou des salles de réunions internes alors qu’une retraite visant à renforcer l’esprit d’équipe peut être organisée dans des endroits qui offrent de beaux extérieurs comme on peut voir dans les hôtels de luxe ou les parcs d’attractions.

La chose la plus importante est de s’assurer que le lieu puisse accueillir confortablement tous les invités. L’endroit choisi devra aussi avoir des équipements appropriés (toilettes, vestiaires, etc.) et des services comme un endroit où se restaurer ainsi que du Wi-Fi pour soutenir l’événement. Les entreprises qui accueillent les événements dans leurs salles de réunions peuvent faire appel à un traiteur pour leur fournir nourriture et boisson. De plus, le lieu doit être correctement ventilé et les compagnies telles que Andrews Sykes sont spécialisées dans la location d’unités de climatisation qui peuvent remplir ce rôle.

Les organisateurs doivent inclurent dans leur planification des solutions pour augmenter la participation des invités au cours de l’événement d’entreprise. Ils peuvent pour cela utiliser les retransmissions en direct, la publication sur le site et les réseaux sociaux, les activités de groupe et les discussions. Ceci encourage les invités à interagir entre eux, à enrichir leur réseau et à donner un retour sur leur expérience.

De plus, un événement d’entreprise réussi implique une communication constante entre les organisateurs, les employés de la compagnie, les invités mais également les vendeurs (s’il y a le besoin de fournir des services, des accessoires, etc.). De cette façon, tous les acteurs pourront identifier clairement leur rôle respectif. Tout changement dans l’organisation devra être communiqué rapidement pour éviter de faire dérailler l’événement entier.

Il y a beaucoup de travail à fournir pour organiser des événements d’entreprise. Cependant, en planifiant et en communiquant correctement, ces jours peuvent être couronnés de succès.

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