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Gestion des notes de frais : comment l’automatiser ?

La gestion des notes de frais n’est pas une chose aussi simple. Cette gestion est un processus complexe. En plus, lorsque le personnel augmente numériquement, les notes de frais se multiplient. Heureusement grâce aux nouvelles technologies, il est possible aujourd’hui de passer à l’automatisation. Il est important de comprendre ce que gérer des notes de frais signifie et pourquoi il est nécessaire de s’occuper de ses notes de frais.

Gestion des notes de frais : c’est quoi ?

Il arrive que des achats de produits ou services se fassent par les employés d’une société pour le compte de cette dernière. Avant de rembourser les dépenses, l’entreprise doit présenter un justificatif. C’est donc ce document que l’on appelle Note de Frais. Ainsi, la gestion des notes de frais consiste à faire des demandes de remboursement et est l’affaire de presque toutes les sociétés. Les éléments composant une note de frais peuvent rendre sa gestion plus complexe. Il s’agit entre autres des dépenses de restaurant, d’hébergement et les indemnités kilométriques. C’est un processus long et répétitif. Pour passer en note de frais, les dépenses listées sur le rapport de dépense doivent correspondre à des coûts engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

On distingue trois systèmes pour le remboursement des frais professionnels : le remboursement des frais engagés, celui des frais forfaitaires et la déduction supplémentaires pour les frais professionnels. Le premier consiste à acquitter les montants payés personnellement par le chef d’entreprise ou le salarié. Il s’agit des dépenses faites dans le cadre des activités professionnelles de la société. La gestion des notes de frais prend aussi en compte le remboursement des frais forfaitaires. Ici l’indemnisation se base sur un barème forfaitaire. Enfin, la dernière méthode est la déduction forfaitaire spécifique. Elle consiste en la réduction d’une partie de l’assiette des cotisations mais également des contributions de la sécurité sociale. Envie d’approfondir vos connaissances sur l’économie d’entreprise, consultez le site Le Capital.

Pourquoi automatiser la gestion des notes de frais ?

Plusieurs raisons peuvent amener à l’automatisation dans la manière de gérer les notes de frais. Cette automatisation n’est évidemment pas sans avantages. Elle facilite le traitement et la comptabilisation des pièces justificatives. Vous ne ferez plus le dépouillement et la vérification manuelle des documents qui représentent d’ailleurs des tâches chronophages. Ainsi, vous allez énormément optimiser votre gestion des notes de frais. Avec l’automatisation, vous pouvez mettre fin aux erreurs de saisies et aux pertes de factures.

Les logiciels spécialisés en automatisation assurent une prise en charge professionnelle des dépenses. De plus cela permet de ne plus traiter manuellement les factures et ainsi de palier les maladresses. En effet, les outils de gestion proposent des champs qui sont paramétrés d’avance. Les salariés n’auront qu’à les remplir. En en cas d’erreur, le programme donnera une alerte. En outre, la sauvegarde en ligne des données financières ne constitue pas un problème. L’automatisation de la gestion des notes de frais s’avère donc très indispensable pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Par ailleurs, vous pouvez traiter rapidement vos notes de frais, avoir un aperçu global des opérations en cours et simplifier les contrôles et les audits. Ce changement permet une augmentation considérable de la productivité au sein de l’entreprise.

Bien traiter les notes de frais

Sachez que quand les petits papiers tardent à être traités, ils ne peuvent que s’empiler. Finalement les salariés s’y perdent rapidement. Pour arriver à traiter efficacement vos notes de frais, il vous faudra adopter quelques habitudes. Commencez par chasser de votre vie la procrastination. S’il y a un ennemi qui peut entraver votre mieux-être c’est bien ce phénomène. Vous ne devez plus remettre à plus tard le traitement des notes de frais. On l’a dit, si vous voulez gagner du temps et éviter des erreurs, l’automatisation de la gestion des notes de frais est faite pour vous. Fixer également un budget pour chaque service, cela vous permettra de ne pas faire trop de dépenses.

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